Microsoft 365 är inte en backup – och det kan kosta er verksamheten

Många företag tror att deras e-post, filer och Teams-data är säkrade bara för att de ligger i Microsoft 365. Det stämmer inte. Microsoft ansvarar för att tjänsten fungerar. Datan är ert ansvar.

Det är en skillnad som är lätt att missa tills den dag något försvinner. Då är det för sent att fundera på backup.

Vem ansvarar för vad?

Microsoft garanterar att plattformen är tillgänglig: att e-post, SharePoint, OneDrive och Teams går att använda. Om en medarbetare raderar fel mapp, om ransomware krypterar era filer eller om ett administrationsfel tar bort ett arkiv är det ni som behöver kunna få tillbaka informationen. Ansvaret är delat, och innehållet ligger på kundens sida.

Hur länge finns raderad data kvar?

Microsoft 365 har inbyggda papperskorgar och återställningsfunktioner, men de är gjorda för misstag i vardagen, inte för att ersätta en backup. Tiderna är korta:

• E-post i Exchange Online: raderade meddelanden som tagits bort ur papperskorgen kan återställas i 14 dagar som standard, och högst 30 dagar om en administratör ändrat inställningen.
• Filer i SharePoint och OneDrive: finns kvar i papperskorgarna i 93 dagar, därefter är de borta.
• Raderade användarkonton: kan återställas inom 30 dagar.

Problemet är att dataförlust sällan upptäcks samma dag. En mapp som saknas märks när någon behöver den, ofta månader senare. Då har tidsgränserna redan gått ut.

Så försvinner data i verkligheten

De flesta förluster beror på vanliga händelser, inte på dramatiska katastrofer:

• Någon raderar fel mapp, och det märks först en lång tid efter.
• En medarbetare som slutar raderar eller tar med sig filer.
• Ransomware krypterar filer på en dator, och synkroniseringen för över de krypterade filerna till OneDrive och SharePoint.
• Ett administrationsfel, till exempel en felkonfigurerad policy eller ett skript som körs mot fel konton.
• En app från tredje part skriver över eller skadar data.

I alla dessa fall är frågan densamma: finns det en oberoende kopia att gå tillbaka till?

Därför är en fungerande backup avgörande

En backup är det som avgör om en incident blir ett irritationsmoment eller ett hot mot verksamheten. Utan den kan ett ransomware-angrepp eller en felaktig radering innebära att kundregister, avtal, offerter eller ekonomiunderlag är borta för gott. Med den är det ett återställningsjobb.

En backup som ska göra nytta behöver uppfylla tre saker:

1. Den ligger utanför er Microsoft 365-miljö. Om någon tar över er tenant eller om data krypteras, ska kopian vara orörd.
2. Den går att återställa i detalj. Ni ska kunna hämta tillbaka ett enskilt mejl, en filversion eller ett helt bibliotek, utan att behöva rulla tillbaka hela miljön.
3. Den sparas länge nog. Retentionen ska vara längre än den tid det tar att upptäcka att något saknas.

Backup och lagkrav

GDPR kräver att ni har förmåga att återställa tillgången till personuppgifter i rimlig tid efter en incident. Om ni omfattas av cybersäkerhetslagen, som bygger på NIS2, ingår hantering av säkerhetskopior och kontinuitet bland de säkerhetsåtgärder ni ska ha på plats. En separat backup är ett konkret sätt att visa att ni har det.

Så hjälper AdMane er med Microsoft 365 Backup

Vi har byggt vår backuptjänst för just den här situationen. Det här ingår:

• Säkerhetskopiering av Exchange Online, OneDrive, SharePoint och Teams, med automatisk backup två gånger per dygn.
• Återställning på detaljnivå: enskilda meddelanden, hela postlådor, dokument eller mappstrukturer.
• Oföränderliga backuper som skyddar mot manipulation och kryptering.
• Datalagring inom EU, separerad från Microsofts egen infrastruktur.
• Obegränsad retention, så ni inte behöver tänka på tidsgränser.

För er innebär det att ni inte behöver sätta er in i tekniken. Vi sköter lösningen som en del av er IT-drift, och när något behöver återställas vet ni vem ni ringer. Läs mer om vår Microsoft 365 Backup-tjänst.

Vet ni i dag vad som händer om er Microsoft 365-data försvinner? Kontakta oss så går vi igenom hur er miljö är skyddad.