Att bygga ett SharePoint intranät är mer än att sätta upp sidor och lägga in dokument. Det handlar om att skapa en plats som verkligen används – en digital arbetsyta där medarbetare hittar rätt information direkt, förstår hur innehållet hänger ihop och känner att intranätet underlättar arbetsdagen. Utan struktur, tydlighet och en genomtänkt hantering av innehållet riskerar intranätet snabbt att bli en digital dammsamlare.

I denna andra del av vår guide till SharePoint intranät fokuserar vi på hur du strukturerar informationen på ett hållbart sätt och hur du får dokumenten att bli något mer än statiska filer – de ska leva, uppdateras och skapa nytta. Med kraften i Microsoft 365 och en genomtänkt informationsstruktur ökar du både produktivitet och samarbete i organisationen.

📁Tänk i struktur – inte i sidor

Grunden till ett effektivt SharePoint intranät är inte design – det är struktur. Många gör misstaget att bygga intranät som en samling löst sammanfogade sidor. Men i praktiken är det strukturen som avgör om informationen hittas och förstås.

Börja med att kartlägga hur er organisation faktiskt arbetar: vilka team finns? Vilka typer av information cirkulerar mellan olika funktioner? Vad behöver alltid vara tillgängligt – och för vem?

I SharePoint Online, som är en del av Microsoft 365, bygger du upp intranätet genom webbplatser, hubbar och undersajter. Det är som ett ekosystem där t.ex. Ekonomiavdelningen kan ha en egen webbplats som är kopplad till organisationens huvudintranät via en hub site. Det ger en naturlig hierarki och gör det enklare att hålla struktur och ansvar tydligt.

Kom ihåg: det är inte antalet sidor som spelar roll, utan hur tydligt varje sida fyller en funktion.

🧭Navigation i SharePoint – gör det lätt att hitta

En viktig princip för ett bra SharePoint intranät är att användaren aldrig ska behöva fundera på vart de ska klicka. Det ska vara lika självklart som att hitta till kaffemaskinen. Här spelar navigationen en avgörande roll.

Använd SharePoints inbyggda topp- och vänstermenyer, och namnge dina menyer med begrepp som era medarbetare redan använder. Det spelar ingen roll om du internt kallar HR-processer för "People & Culture" – om användarna letar efter "Ledighet och frånvaro", är det det ordet du ska använda.

Navigationen måste dessutom fungera på alla enheter. Eftersom många medarbetare använder intranätet via mobil eller surfplatta är det viktigt att menylayouten fungerar responsivt. Testa själv – klicka dig igenom hela intranätet i mobilvy och se om upplevelsen håller.

Slutligen – bjud in slutanvändare att klicka runt innan du lanserar. Deras spontana reaktioner avslöjar mer än hundra tekniska tester.

📄Dokumenthantering i SharePoint – gör innehållet levande

Ett SharePoint intranät ska vara ett nav för kunskap och samarbete – inte ett arkiv. I Microsoft 365 arbetar du direkt i molnet, med möjligheten att redigera Word-, Excel- och PowerPoint-filer direkt i webbläsaren. Ingen behöver längre mejla runt olika versioner. Alla jobbar i samma dokument, i realtid.

Men det räcker inte att bara "lägga upp filer". För att dokumenthanteringen verkligen ska stödja produktivitet och minska dubbelarbete, krävs det att du tänker större.

🏷 Använd metadata i SharePoint – inte bara mappar

De flesta företag bygger dokumentbibliotek som mappar – ibland till och med mappar i mappar i mappar. Problemet är att ju fler nivåer du bygger, desto svårare blir det att hitta rätt. SharePoint erbjuder något bättre: metadata.

Metadata är egenskaper du sätter på dokument – som gör det möjligt att filtrera, sortera och skapa dynamiska vyer. Exempel på metadata du kan använda:

• Dokumenttyp: mall, avtal, rutin
• Avdelning eller team
• Projektnamn eller kund
• Status: utkast, publicerat, arkiverat
• Skapad av eller ansvarig

Med metadata kan du t.ex. skapa en vy som automatiskt visar “Alla aktuella avtal inom Projekt X”, oavsett var dokumentet ligger. Du frigör dig från mappstrukturen – och skapar samtidigt struktur.

Tips: Använd färdiga innehållstyper och lägg till obligatoriska metadatafält där det behövs – det hjälper alla att arbeta mer enhetligt.

📦 Dokumentset – samla dokument som hör ihop

Vissa processer kräver att flera dokument hanteras tillsammans. Här kommer dokumentset in i bilden. Ett dokumentset är en funktion i SharePoint där du samlar flera filer i en enhet – med gemensam metadata, behörigheter och versioner.

Det passar perfekt för:

• Projektmappar (offert + kontrakt + checklista)
• Onboarding av nyanställda
• Kunddokumentation
• Policypaket

Dokumentset gör det enkelt att hålla ihop det som hör ihop – både för dig som administratör och för slutanvändaren.

🔐 Behörigheter som stärker istället för att stoppa

SharePoint ger dig full kontroll över vem som får se vad – men det gäller att använda den möjligheten smart. Undvik att sätta unika behörigheter på varje dokument. Jobba istället med säkerhetsgrupper kopplade till team eller funktioner.

Exempel: Ge HR full kontroll över sin egen yta, men endast läsrättigheter på andra. Eller ge alla användare tillgång till mallar, men begränsa känsliga kontrakt till ledningsgruppen.

Enklare behörighetsmodeller är inte bara lättare att hantera – de bidrar också till ett mer öppet intranät där information inte döljs i onödan.
‍

🏠 Startsidan – intranätets skyltfönster

Startsidan i ditt SharePoint intranät är det första användaren möter – så den förtjänar att vara mer än en lista med länkar. Se den som en dynamisk instrumentpanel där du lyfter fram det som är aktuellt just nu: nyheter, händelser, viktiga dokument och länkar till affärskritiska verktyg.

Med SharePoints webbdelar kan du bygga en flexibel startsida med:

• Senaste nyheterna
• Genvägar till vanliga system
• Dokument som kräver åtgärd
• Interna kampanjer eller evenemang
• Notiser till specifika målgrupper

Genom att använda målgruppsanpassning kan du dessutom visa olika innehåll för olika avdelningar eller roller – utan att behöva skapa separata sidor.

✨ Avslutningsvis – struktur + dokument = intranät som fungerar

Ett riktigt bra SharePoint intranät gör mer än att samla information – det gör information användbar. När du kombinerar en tydlig, logisk struktur med levande dokumenthantering, kraften i Microsoft 365 och rätt metadata, skapar du en plats där samarbete, produktivitet och kommunikation möts.

‍